Einführung

Protokoll-Tool für Trello ist ein Power-Up, das es ermöglicht, Besprechungsergebnisse in Form einer PDF-Datei zu dokumentieren. Dabei geht es darum, die Karten eines Trello-Boards in ein strukturiertes PDF-Dokument zu überführen und damit einen bestimmten Stand der Trello-Karten aufzuzeichnen. Es ist hierbei möglich, alle oder auch nur eine Auswahl von Aufgaben (Karten) zu dokumentieren.
Protokoll-Tool für Trello bietet beispielsweise die Möglichkeit, die Auswahl auf Karten einzuschränken, die am Tag der Dokumenterstellung (heute) oder seit der letzten Besprechung geändert wurden. Gerade diese Einschränkung auf die Differenzmenge seit der letzten Besprechung kann besonders nützlich sein, insbesondere bei turnusmäßigen Meetings.
Das Tool ist als kostenlose Version (Basis) mit grundlegenden Funktionen der Dokumenterstellung und als erweiterte Version (Premium) mit zusätzlichen Funktionen verfügbar. So bietet die Premium-Version beispielsweise das automatische Hinzufügen des erstellten Dokuments zum Board (als Dateianhang) oder den automatisierten E-Mail Versand an definierte Teilnehmer. Darüber hinaus bietet Premium verschiedene Möglichkeiten des Customizing und unterstützt den Einsatz von Benutzerdefinierten Feldern. So kann zum Beispiel ein Firmenlogo hinzugefügt werden, um dem Dokument eine persönliche Note zu verleihen.

Anwendungsfall

Das Power-Up ist ansatzweise vergleichbar mit der Trello-eigenen Filter-Funktion, die es ermöglicht, Karten anhand bestimmter Kriterien direkt im Board auszufiltern. Protokoll-Tool kann den Stand des Boards dokumentieren und ermöglicht es, die Aufgaben zu gruppieren und zu sortieren.
Der typische Anwendungsfall ist die Besprechung von Trello-Karten während eines Team-Meetings. Dabei können neue Karten entstehen oder vorhandene bearbeitet werden. Was besprochen wurde, wird in den Trello-Karten dokumentiert. Das Besprechungsergebnis (zum Beispiel Karten, die heute - oder seit der letzten Besprechung - verändert wurden), sollen in einem Dokument ausgegeben und allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Die Ausgabe wird dabei strukturiert und sortiert. Da die Menge an besprochenen Karten für gewöhnlich eine Teilmenge aller Karten im Board darstellt, liegt ein wesentlicher Vorteil in der Übersichtlichkeit des Dokuments. Auch können Besprechungsergebnisse anderen Personen zur Verfügung gestellt werden, die selbst keinen Zugriff auf das Trello-Board haben.
Entgegen einem rein technischen Export von Karten (beispielsweise im CSV Format) liegt der Fokus von Protokoll-Tool für Trello auf dem standardisierten Dokument, das ohne weitere Bearbeitung als Aufzeichnung (oder Nachweisdokument) der besprochenen Karten verwendet werden kann.

Vorteile im Überblick

• Erstellung eines Besprechungsdokuments ohne manuellen Aufwand
• Konsistente Dokumentation (gleichbleibendes Layout und optional mit einer persönlichen Note)
• Weitergabe von Besprechungsergebnissen an Personen ohne Zugang zu Trello
• Übersichtlichkeit durch Gruppierung und Sortierung von Karten
• Mühelose Ausgabe von Karten, die seit der letzten Besprechung geändert wurden
• Möglichkeit, ganze Listen von der Dokumenterstellung auszuschließen
• Übersichtliche Ausgabe von Trello-Information (auch Benutzerdefinierte Felder)
• Automatischer E-Mail Versand
• Verfügbarkeit in verschiedenen (derzeit) Deutsch und Englisch
• Automatisches Hinzufügen der erstellten Dokumente zum Board (Dokumenthistorie an Ort und Stelle)

Version: Basis

In der Version Basis können grundsätzlich alle Karten in ein PDF-Dokument übernommen werden. Die Ausgabe ist hierbei auf die Felder Titel, Beschreibung, Labels, Liste, Mitglieder und Datum (der letzten Aktivität oder Fälligkeit) einer Aufgabe (Karte) limitiert. Das PDF-Dokument wird direkt im Browser geöffnet. Die Ausgabe erfolgt gruppiert nach einem wählbaren Kriterium, zum Beispiel nach Liste, und es ist möglich, die Sortierreihenfolge der Gruppierung und der Karten innerhalb einer Gruppe festzulegen.

Features im Überblick:

• Erstellung eines standardisierten Dokuments (vordefinierte Struktur)
• Ausgabe der Felder: Titel, Beschreibung, Labels, Mitglieder und Datum
• Gruppierung nach Liste, Änderungsdatum und Fälligkeitsdatum
• Sortierung nach Titel, Änderungsdatum und Fälligkeitsdatum
• Auswahl sämtlicher bzw. aller tagesaktuell oder seit der letzten Besprechung geänderten Karten
• Ausschluss von Listen, die nicht dokumentiert werden sollen
• Limit: Es können maximal 100 Trello-Karten verarbeitet werden

Version: Premium

Die Premium Version ist eine Erweiterung der Version Basis, bietet somit alle Features der Basis-Version und darüber hinaus die folgenden Funktionen:

Features im Überblick:

Alle Features von Basis und zusätzlich:

• Gruppierung und Sortierung nach Benutzerdefinierten Feldern
• Ausgabe von Checklisten und Bildern
• Anpassung des Ausgabedokuments (z.B. benutzerdefiniertes Logo im Dokument, Anpassung von Kopf- und Fußzeile)
• Automatisches Anfügen des erzeugten Dokuments an das Trello-Board
• PDF Erstellung in höherer Qualität und optional im Google Docs Format
• Automatischer E-Mail Versand an eine definierte Verteilerliste
• Übernahme von Feldern wie Aufgabentyp, Mitverantwortliche, ursprüngliches Fälligkeitsdatum, Besprechungsort, Teilnehmer- und Verteilerliste in das Dokument (nach vorheriger Definition)
• Dialog-Einstellungen werden automatisch gespeichert