Protokoll-Tool für Trello

Ausgabeoptionen

Alle Einstellungen im Bereich Ausgabeoptionen werden bei Protokollerstellung automatisch gespeichert und stehen beim nächsten Aufruf des Tools unverändert zur Verfügung.
Werden Einstellungen vorgenommen, ohne das Protokoll zu erzeugen, werden diese Einstellung nicht gespeichert.

1. Dokument an Liste anfügen

Mit dieser Option werden fertige Protokolle automatisch an eine ausgewählte Trello-Liste angehängt. Dabei wird die Datei als Anhang an eine neue Trello-Karte angefügt, und neue Karten werden in der ausgewählten Liste oben angefügt.

Was ist zu tun?

  1. Erstellen Sie eine neue Trello Liste
  2. Benennen Sie die neue Liste mit einem aussagekräftigen Namen wie z.B. Dokumente oder Protokolle o.ä.
  3. Aktivieren Sie unter Ausgabeoptionen das Kontrollkästchen Dokument an Liste anfügen und wählen Sie die zuvor erstellte Liste aus.
  4. Klicken Sie auf Dokument erstellen (dabei werden Ihre Einstellungen gespeichert).

Hinweise

  • Die ausgewählte Liste wird bei der Erstellung weiterer Dokumente nicht automatisch ausgeschlossen. Damit ist es möglich, Links zu früheren Protokollen auch im Dokument beizubehalten, wenn Anhänge im Bereich Ausgabedetails ausgewählt wurde. Falls dies nicht gewünscht ist, fügen Sie bitte die gewählte Liste der Auswahl Listen ausschließen hinzu.
  • Wird die Option deaktiviert, so werden zukünftig keine weiteren Dokumente angefügt, die Liste und bestehende Karten bleiben erhalten.
  • Werden Einstellungen vorgenommen, ohne anschließend das Dokument zu erstellen, werden diese Einstellung nicht gespeichert.

2. E-Mail an Verteilerliste senden

Mit dieser Einstellung können fertige Dokumente automatisch an einen vordefinierten E-Mail Verteiler versendet werden. Um diese Funktion nutzen zu können, sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen.

Voraussetzungen

  1. Erstellen Sie eine neue Trello Liste
  2. Benennen Sie die neue Liste mit einem aussagekräftigen Namen wie z.B. Verteilerliste oder E-Mail Verteiler o.ä.
  3. Fügen Sie der neuen Liste Karten hinzu, die jeweiles eine E-Mail Adresse repräsentieren. Hierbei ist es wichtig, dass die korrekte E-Mail Adresse des Empfängers in der Beschreibung der Karte steht, nicht im Titel.
    Es wird empfohlen, den Titel der Karte für den Klartextnamen des Empfängers zu nutzen, z.B. Max Mustermann.

Was ist dann zu tun?

  1. Aktivieren Sie die Checkbox E-Mail an Verteilerliste senden
  2. Wählen Sie die vorbereitete Trello-Liste aus der Auswahlliste aus.
  3. Klicken Sie auf Dokument erstellen (dabei werden Ihre Einstellungen gespeichert).

Hinweise

  • Die zugeordnete Liste wird bei der Dokumenterstellung automatisch ausgeschlossen
  • Je Karte sollte nur eine E-Mail Adresse angegeben werden.
  • Die Benennung der Klartextnamen sollte der Reihenfolge Vorname Leerzeichen Nachname erfolgen. Obwohl die konsistente Benennung für den E-Mail Versand nicht zwingend erforderlich ist, kann die systematische Benennung an anderer Stelle im Bereich Benutzerdefinierte Zuordnungen vorteilhaft sein und dient der klaren Unterscheidung und Erkennbarkeit von Karten/Namen.
  • E-Mail Adressen sollten mit besonderer Sorgfalt eingegeben werden, um Fehlfunktionen zu verhindern.
  • Wird eine Liste ausgewählt, die keine oder fehlerhaft formatierte E-Mail Adressen enhält, wird gar keine E-Mail versendet!
  • Beim Kopieren/Einfügen von E-Mail Adressen werden manchmal überschüssige Leerzeichen übernommen. Diese sollten entfernt werden.
  • Werden Einstellungen vorgenommen, ohne anschließend das Dokument zu erstellen, werden diese Einstellung nicht gespeichert.

3. Google Docs Dokument erstellen

Mit dieser Option kann festgelegt werden, dass neben der Erstellung eines PDF-Dokuments zusätzlich ein Google Docs Dokument erstellt werden soll. Dieses Dokument ist die Grundlage der PDF-Erstellung und kann als Quelldokument bearbeitet werden.

Hinweise

  • Grundsätzlich sollte die Erstellung des PDF-Dokuments den Abschluss einer Besprechung bilden. Das PDF-Format, das nicht nachbearbeitet werden kann, sollte den für alle verbindlich festgestellten Stand der Besprechung abbilden. Wenn Inhalte im zugrunde liegenden Dokument nachbearbeitet werden, können inkonsistente Versionsstände und damit Verwirrung entstehen, wovon abzuraten ist. In Ausnahmefällen kann es trotzdem nützlich sein, das Quelldokument zur Verfügung zu haben, um z.B. eine Veränderung im Dokument vorzunehmen, die über das Trello Power-Up nicht möglich ist. Nach einer solchen Veränderung kann das Dokument manuell in ein PDF Dokument verwandelt und verteilt werden.
  • Google Docs Dokumente werden mit Leserecht geteilt. Der Link bietet die direkte Erstellung einer Kopie in der eigenen Google Dateibalage an. Dafür ist ein Google (Workspace oder Gmail) Account erforderlich.
  • Erstellte Dokumente (das gilt für Google Docs und PDF Dateien) werden aus Sicherheitsgründen alle 10 Minuten automatisch gelöscht. Daher sollten Dokumente unverzüglich heruntergeladen oder im Fall Google Docs eine Kopie erstellt werden.
  • Klicken Sie auf Dokument erstellen (dabei werden Ihre Einstellungen gespeichert).
  • Werden Einstellungen vorgenommen, ohne anschließend das Dokument zu erstellen, werden diese Einstellung nicht gespeichert.